[Neu] Cloud-Backups werden einfacher - Duplicator Cloud eliminiert Speicher von Drittanbietern
Joella Dunn
Joella Dunn
John Turner
John Turner
Ich habe schon Tausende von Website-Migrationen erlebt, die aus einem einzigen Grund schief gelaufen sind: schlechte Projektkoordination.
Website-Migrationen und andere WordPress-Projekte leiden in der Regel unter dem gleichen Kernproblem: verstreute Kommunikation und fehlende Schritte.
An einer Migration können Entwickler, Designer, Kunden, Hosting-Provider und manchmal auch Dienste Dritter beteiligt sein. Ohne klare Koordination werden wichtige Schritte übersehen.
Wir haben mit Agenturen zusammengearbeitet, die Hunderte von Kunden-Websites verwalten. Die erfolgreichen Agenturen haben alle etwas gemeinsam: Sie haben alles in einem einzigen System organisiert.
Web-Projektmanagement-Tools sind Ihre Versicherungspolice für komplexe Projekte. In diesem Beitrag habe ich die besten Optionen für Sie zusammengestellt!
Hier sind die wichtigsten Erkenntnisse:
Betrachten Sie ein Web-Projektmanagement-Tool als Einsatzsteuerung für Ihre WordPress-Projekte.
Anstatt mit E-Mails, Slack-Nachrichten, freigegebenen Google Drives und Haftnotizen auf Ihrem Bildschirm zu jonglieren, befindet sich alles an einem zentralen Ort. Ihre Aufgaben, Dateien, Kundenfeedback, Fristen und Teamgespräche befinden sich alle am selben Ort.
Es geht darum, organisiert zu sein und eine einzige Quelle der Wahrheit zu schaffen.
Wenn ein Kunde fragt: "Wie sieht es mit der Neugestaltung der Homepage aus?", müssen Sie sich nicht durch E-Mail-Threads von vor drei Wochen wühlen. Wenn Ihr Entwickler die neuesten Logodateien benötigt, muss er Ihren Design-Aufruf nicht unterbrechen.
Wenn Sie eine Standortmigration planen, kann jeder Beteiligte genau sehen, welche Schritte abgeschlossen sind und welche noch ausstehen.
Ein gutes Projektmanagement-Tool ersetzt die chaotische Mischung von Kommunikationskanälen, die Projekte zum Entgleisen bringt. Es wird zu einem einzigen Ort, an dem Ihr gesamtes Team (und Ihre Kunden) genaue, aktuelle Informationen über jedes Projekt erhalten kann.
Aus unserer Erfahrung mit Tausenden von WordPress-Profis wissen wir, dass drei Probleme mehr Projekte zum Scheitern bringen, als es technische Probleme je könnten. Gute Projektmanagement-Tools werden sie lösen.
Wer ist für die Aktualisierung der Datenschutzrichtlinie zuständig? Hat jemand die Kontaktformulare auf dem Handy getestet? Ist die Staging-Site bereit für die Überprüfung durch den Kunden?
Ohne klare Aufgabenverantwortung und Statusverfolgung wird wichtige Arbeit vernachlässigt.
Wir haben schon erlebt, dass sich der Start ganzer Websites verzögert hat, weil jeder davon ausging, dass sich jemand anderes um das SSL-Zertifikat kümmern würde. Ein Projektmanagement-Tool macht es unmöglich, dass Aufgaben zwischen den Teammitgliedern ins Leere laufen.
E-Mail ist der Ort, an dem gutes Feedback verloren geht.
Ein Kunde schickt per E-Mail Designänderungen. Sie leiten sie an Ihren Designer weiter. Der Designer stellt in Slack klärende Fragen. Sie machen einen Screenshot der Slack-Konversation und senden ihn per E-Mail an den Kunden zurück.
Drei Wochen später weiß niemand mehr, welche Version des Logos der Kunde tatsächlich genehmigt hat.
Projektmanagement-Tools sorgen dafür, dass das Kundenfeedback an die jeweilige Aufgabe oder Leistung gebunden bleibt. Wenn der Kunde direkt zur Kopfzeile der Designaufgabe Stellung nimmt, gibt es keine Verwirrung über den Kontext.
Jedes WordPress-Projekt läuft in etwa nach dem gleichen Muster ab: Entdeckung, Design, Entwicklung, Test und Start. Dennoch fangen Sie vielleicht jedes Mal von vorne an und versuchen, sich an alle Schritte zu erinnern, die Ihr letztes Projekt erfolgreich gemacht haben.
Projektvorlagen ändern alles. Sobald Sie einen Master-Workflow für WordPress-Projekte erstellt haben, können Sie ihn für jeden neuen Kunden duplizieren.
Neue Teammitglieder können genau sehen, was zu tun ist und wann. Die Kunden erhalten konsistente, professionelle Erfahrungen. Sie vergessen nicht mehr, Ihre Datenbanken vor größeren Änderungen zu sichern.
Wir haben Dutzende von Projektmanagement-Tools für unsere eigenen Projekte und durch das Feedback der Agenturen, mit denen wir zusammenarbeiten, getestet. Diese liefern durchweg positive Ergebnisse für WordPress-Profis.
Asana eignet sich hervorragend, wenn Ihre WordPress-Projekte komplexe Abhängigkeiten aufweisen, was bei den meisten der Fall ist.
Die Timeline-Ansicht kann Ihnen bei Site-Migrationen unzählige Kopfschmerzen ersparen. Sie können sofort sehen, dass die "Datenbankmigration" abgeschlossen sein muss, bevor die "DNS-Aktualisierung" beginnen kann, und dass die "DNS-Aktualisierung" abgeschlossen sein muss, bevor die "SSL-Zertifikatsinstallation" beginnen kann.
Wenn eine Aufgabe zu spät kommt, passt Asana automatisch alle abhängigen Aufgaben an. Diese Verfolgung von Abhängigkeiten ist für WordPress-Projekte, bei denen die Reihenfolge wichtig ist, von entscheidender Bedeutung.
Sie können die Kontaktformulare nicht testen, bevor der Entwickler das Plugin installiert hat. Sie können die Website nicht starten, bevor der Kunde das endgültige Design genehmigt hat. Asana macht diese Beziehungen visuell und automatisch.
Die kostenlose Version kann bis zu 10 Teammitglieder verwalten und ist somit auch für kleine Agenturen geeignet. Die Benutzeroberfläche ist etwas gewöhnungsbedürftig, aber sobald sich Ihr Team daran gewöhnt hat, verhindert der strukturierte Ansatz die Verwirrung, die Projekte entgleisen lässt.
Monday.com bezeichnet sich selbst als "Work OS", und diese Beschreibung passt. Es wurde für Agenturen entwickelt, die mehrere Projekte gleichzeitig verwalten.
Die Dashboard-Ansicht ist die Visitenkarte von Monday.com. Sie können jedes aktive Projekt, seinen aktuellen Status, anstehende Termine und die Arbeitsbelastung des Teams auf einen Blick sehen. Sie müssen sich keine Sorgen machen, wenn ein Teammitglied mit drei Website-Launches in dieser Woche überlastet ist, während eine andere Person untätig bleibt.
Die Anpassungsmöglichkeiten sind umfangreich. Sie können Automatisierungen erstellen, z. B. "Wenn sich der Aufgabenstatus in 'Kundenprüfung' ändert, senden Sie eine Benachrichtigung an den Kunden und verschieben Sie das Fälligkeitsdatum um 3 Tage nach vorne." Diese Automatisierungen haben bei uns bekannten Agenturen die manuelle Nachbearbeitung überflüssig gemacht.
Atarim wurde speziell für Teamarbeit entwickelt, und das merkt man.
Mit Atarim können Kunden direkt auf eine Live-Staging-Site klicken, um Feedback zu hinterlassen. Klicken Sie auf ein Element, hinterlassen Sie einen Kommentar, und Atarim erstellt automatisch eine Aufgabe, die dem entsprechenden Teammitglied zugewiesen wird.
Dadurch werden vage Rückmeldungen vermieden, die die Produktivität beeinträchtigen. Statt "Der blaue Bereich muss überarbeitet werden" erhalten Sie "Machen Sie den Hintergrund des Abschnitts mit den Erfahrungsberichten dunkler", wobei die genaue Stelle markiert wird.
Atarim bietet auch grundlegende Projektmanagementfunktionen wie Aufgabentafeln, Zeiterfassung und Kundenportale. Es ist nicht so funktionsreich wie spezielle PM-Tools, aber die visuelle Zusammenarbeit macht es wertvoll für Agenturen, die sich ausschließlich auf Website-Projekte konzentrieren.
Basecamp legt den Schwerpunkt auf Einfachheit und Kundenkommunikation und nicht auf fortschrittliche Projektmanagementfunktionen.
Jedes Projekt erhält einen eigenen Bereich mit verschiedenen Tools, darunter ein Nachrichtenbrett, Echtzeit-Chat, Aufgabenlisten, Kalender und Dokumente. Alles befindet sich an einem Ort, sodass Sie sich nicht in der Komplexität der Funktionen verlieren.
Sie sehen die jüngsten Aktivitäten für das Projekt. So bleiben alle auf dem gleichen Stand.
Die Kundenerfahrung ist die Stärke von Basecamp. Kunden erhalten ein einziges Login, mit dem sie Zugriff auf alle ihre Projekte, Nachrichten, Dateien und Zeitpläne haben. Sie können jedoch auch einschränken, was sie sehen, wenn Sie es brauchen.
Trello ist nach wie vor der beste Einstiegspunkt für WordPress-Freiberufler, die etwas Einfaches brauchen, das sofort funktioniert.
Das Kanban-Tafelsystem (Karten, die sich durch Spalten bewegen) entspricht der natürlichen Vorstellung der meisten Menschen vom Projektfortschritt. Sie können sehen, wie sich ihr Projekt durch die einzelnen Phasen bewegt, ohne dass sie eine Schulung oder ausführliche Erklärungen benötigen.
Die Grenzen von Trello werden bei komplexen Projekten oder größeren Teams deutlich. Es gibt keine native Zeiterfassung, einfache Berichte und begrenzte Automatisierungsoptionen.
Aber für Solo-Freiberufler oder kleine Teams, die einfache WordPress-Projekte verwalten, bietet Trello die Möglichkeit, sich ohne großen Lernaufwand zu organisieren.
Notion ist ein digitales LEGO für das Projektmanagement - Sie bauen genau das System, das Sie wollen.
Wir haben gesehen, wie Agenturen umfassende Projekt-Dashboards in Notion erstellt haben, die das Kundenbriefing, Wireframes, Designdateien, Entwicklungsnotizen, Plugin-Datenbanken, Aufgabentafeln und Start-Checklisten auf miteinander verknüpften Seiten enthalten. Alles ist mit allem anderen verknüpft.
Die Flexibilität ist sowohl die Stärke als auch die Schwäche von Notion. Sie können ein Projektmanagement-System erstellen, das perfekt auf Ihren WordPress-Workflow zugeschnitten ist, aber es erfordert erhebliche Vorabinvestitionen, um Ihr Setup zu erstellen und zu pflegen.
Notion eignet sich am besten für Teams mit jemandem, der gerne Systeme entwickelt und Zeit für die Erstellung von Vorlagen aufbringen kann. Einmal erstellt, übertreffen diese benutzerdefinierten Systeme oft generische Projektmanagement-Tools für bestimmte Arbeitsabläufe.
Die Lernkurve ist steil, aber der Lohn ist ein Projektmanagementsystem, das genau so funktioniert, wie Sie es sich vorstellen.
Sowohl Trello als auch Asana bieten solide kostenlose Stufen an. Trello eignet sich gut für einfache Projekte mit einfacher Aufgabenverfolgung. Die kostenlose Version von Asana eignet sich für komplexere Arbeitsabläufe und unterstützt bis zu 10 Teammitglieder.
Asana und Monday.com eignen sich besonders gut für entwicklungslastige Teams. Die Abhängigkeitsverfolgung von Asana bewältigt die komplexen Aufgabenabläufe, die Entwicklungsprojekte erfordern. Die Automatisierungsfunktionen von Monday.com reduzieren die manuellen Statusaktualisierungen, die Entwickler oft vergessen. Beide lassen sich gut mit GitHub und anderen Entwicklungstools integrieren, die technische Teams bereits nutzen.
Das hängt von Ihrem Kunden und dem Tool ab. Tools wie Basecamp und Atarim sind für die Zusammenarbeit mit Kunden konzipiert und bieten klare, einfache Schnittstellen. Manche Kunden bevorzugen jedoch E-Mail-Updates oder finden jedes neue System überwältigend. Überlegen Sie, ob Sie es als Option anbieten und einen Plan für die Ersatzkommunikation haben.
Planen Sie 4-6 Stunden ein, um Ihre erste solide WordPress-Projektvorlage zu erstellen. Dazu gehören die Abbildung Ihres typischen Workflows, die Erstellung von Aufgabenabhängigkeiten, die Einrichtung von Automatisierungsregeln und das Testen mit einem echten Projekt. Die Zeitinvestition macht sich nach 2-3 Projekten bezahlt, wenn Sie keine Schritte mehr vergessen und Ihre Kunden eine konsistentere Erfahrung machen.
Unbedingt. Viele Agenturen verwenden Projektmanagement-Tools für Wartungsabläufe: monatliche Sicherheitsaktualisierungen, Inhaltsaktualisierungen, Plugin-Verwaltung und Kunden-Check-ins. Erstellen Sie wiederkehrende Aufgabenvorlagen für routinemäßige Wartungsarbeiten und verwenden Sie dieselben Funktionen für die Kundenkommunikation für laufende Arbeiten. So wird sichergestellt, dass die Wartung nicht in Vergessenheit gerät oder inkonsistent wird.
Die erfolgreichen WordPress-Projekte sind nicht unbedingt die technisch komplexesten, sondern die am besten organisierten.
Projektmanagement-Tools ersetzen Chaos durch Klarheit. Sie verwandeln verstreute Kommunikation in konzentriertes Handeln. Sie liefern Ihrem Team dokumentierte Entscheidungen und klare nächste Schritte.
Ob Sie sich nun für die Abhängigkeitsverfolgung von Asana, die visuelle Einfachheit von Trello oder die unendlichen Anpassungsmöglichkeiten von Notion entscheiden, das Tool ist weniger wichtig als das Engagement für ein organisiertes Projektmanagement. Entscheiden Sie sich für eines, bauen Sie Ihren Workflow auf und bleiben Sie dabei.
Professionelles Projektmanagement führt zu besseren Websites, zufriedeneren Kunden und rentableren Projekten.
Apropos professionelle Workflows - WordPress-Projektmanagement sollte organisierte Website-Migrationen und Backups beinhalten. Wenn Sie bereit sind, Drag-and-Drop-Migrationen, Ein-Klick-Wiederherstellungen oder Cloud-Speicher zu Ihrer Website hinzuzufügen, werfen Sie einen Blick auf die Möglichkeiten von Duplicator Pro.
Wenn Sie schon einmal hier sind, werden Ihnen sicher auch diese anderen handverlesenen Ressourcen gefallen:
Offenlegung: Unsere Inhalte werden von unseren Lesern unterstützt. Das bedeutet, wenn Sie auf einige unserer Links klicken, erhalten wir möglicherweise eine Provision. Wir empfehlen nur Produkte, von denen wir glauben, dass sie für unsere Leser einen Mehrwert darstellen.
