[Las copias de seguridad en la nube se simplifican: Duplicator Cloud elimina el almacenamiento de terceros
Joella Dunn
Joella Dunn
John Turner
John Turner
He visto cómo miles de migraciones de sitios web se iban al traste por una sola razón: una mala coordinación del proyecto.
Las migraciones de sitios y otros proyectos de WordPress suelen adolecer del mismo problema central: comunicación dispersa y pasos que faltan.
Una migración puede implicar a desarrolladores, diseñadores, clientes, proveedores de alojamiento y, a veces, servicios de terceros. Sin una coordinación clara, pueden perderse pasos críticos.
Hemos trabajado con agencias que gestionan cientos de sitios web de clientes. Todas las que tienen éxito comparten algo en común: lo mantienen todo en un sistema organizado.
Las herramientas de gestión de proyectos web son tus pólizas de seguro para proyectos complejos. En este post he repasado las mejores opciones.
He aquí las principales conclusiones:
Piense en una herramienta de gestión de proyectos web como en un control de misión para sus proyectos de WordPress.
En lugar de hacer malabarismos con correos electrónicos, mensajes de Slack, Google Drives compartidos y notas adhesivas en tu monitor, todo vive en un eje central. Las tareas, los archivos, los comentarios de los clientes, los plazos y las conversaciones en equipo están en el mismo espacio.
Se trata de organizarse y crear una única fuente de verdad.
Cuando un cliente pregunta: "¿Cuál es el estado del rediseño de la página de inicio?", no tienes que rebuscar en correos electrónicos de hace tres semanas. Cuando tu desarrollador necesite los últimos archivos del logotipo, no tendrá que interrumpir tu llamada de diseño.
Al planificar la migración de un sitio, todas las partes interesadas pueden ver exactamente qué pasos se han completado y cuáles quedan pendientes.
Una buena herramienta de gestión de proyectos sustituye a la caótica mezcla de canales de comunicación que hacen descarrilar los proyectos. Se convierte en el único lugar donde todo tu equipo (y tus clientes) pueden obtener información precisa y actualizada sobre cualquier proyecto.
Según nuestra experiencia con miles de profesionales de WordPress, hay tres problemas que acaban con más proyectos que los problemas técnicos. Las buenas herramientas de gestión de proyectos los resolverán.
¿Quién se encarga de actualizar la política de privacidad? ¿Alguien ha probado los formularios de contacto en móviles? ¿Está listo el sitio web para que lo revise el cliente?
Sin una clara identificación de las tareas y un seguimiento de su estado, el trabajo crítico se pierde.
Hemos visto cómo se retrasaba el lanzamiento de sitios web enteros porque todo el mundo daba por hecho que otra persona se encargaba del certificado SSL. Una herramienta de gestión de proyectos hace imposible que las tareas caigan en el vacío entre los miembros del equipo.
El correo electrónico es el lugar donde mueren los buenos comentarios.
Un cliente envía cambios de diseño por correo electrónico. Usted lo reenvía a su diseñador. El diseñador hace preguntas aclaratorias en Slack. Haces una captura de pantalla de la conversación en Slack y se la envías por correo electrónico al cliente.
Tres semanas después, nadie recuerda qué versión del logotipo aprobó realmente el cliente.
Las herramientas de gestión de proyectos mantienen los comentarios de los clientes vinculados a una tarea o producto concreto. Cuando el cliente comenta directamente la tarea de diseño del encabezado, no hay confusión sobre el contexto.
Todos los proyectos de WordPress siguen aproximadamente el mismo patrón: descubrimiento, diseño, desarrollo, pruebas y lanzamiento. Sin embargo, es posible que cada vez empieces de cero, intentando recordar todos los pasos que hicieron que tu último proyecto tuviera éxito.
Las plantillas de proyecto lo cambian todo. Una vez creado un flujo de trabajo maestro para los proyectos de WordPress, puedes duplicarlo para cada nuevo cliente.
Los nuevos miembros del equipo pueden ver exactamente lo que hay que hacer y cuándo. Los clientes obtienen experiencias coherentes y profesionales. Deje de olvidarse de hacer copias de seguridad de las bases de datos antes de realizar cambios importantes.
Hemos probado docenas de herramientas de gestión de proyectos para nuestros propios proyectos y a través de los comentarios de las agencias con las que trabajamos. Todas ellas ofrecen resultados positivos a los profesionales de WordPress.
Asana destaca cuando tus proyectos de WordPress tienen dependencias complejas, como es el caso de la mayoría.
La vista cronológica puede ahorrarle innumerables dolores de cabeza durante las migraciones de sitios. Puede ver inmediatamente que la "Migración de la base de datos" debe completarse antes de que pueda comenzar la "Actualización de DNS", y que la "Actualización de DNS" debe finalizar antes de que pueda comenzar la "Instalación del certificado SSL".
Cuando una tarea se retrasa, Asana ajusta automáticamente todas las tareas dependientes. Este seguimiento de dependencias es crucial para los proyectos de WordPress en los que la secuencia importa.
No puedes probar los formularios de contacto antes de que el desarrollador instale el plugin. No puedes lanzar el sitio antes de que el cliente apruebe el diseño final. Asana hace que estas relaciones sean visuales y automáticas.
El nivel gratuito admite hasta 10 miembros de equipo, lo que lo hace accesible para las pequeñas agencias. La interfaz requiere cierto aprendizaje, pero una vez que el equipo se adapta, el enfoque estructurado evita la confusión que hace descarrilar los proyectos.
Monday.com se autodenomina "sistema operativo de trabajo", y esa descripción encaja. Está pensado para agencias que gestionan varios proyectos a la vez.
La vista del panel de control es donde Monday.com brilla. Puedes ver todos los proyectos activos, su estado actual, los próximos plazos y la carga de trabajo del equipo de un vistazo. No tendrás que preocuparte si un miembro del equipo está sobrecargado con tres lanzamientos de sitios esta semana mientras otra persona está inactiva.
Las opciones de personalización son amplias. Puedes crear automatizaciones como "Cuando el estado de la tarea cambie a 'Revisión del cliente', envía una notificación al cliente y adelanta la fecha de vencimiento 3 días". Estas automatizaciones han eliminado el trabajo de seguimiento manual para las agencias que conocemos.
Atarim está concebido para el trabajo en equipo, y eso se nota.
Con Atarim, los clientes pueden hacer clic directamente en un sitio de puesta en escena en vivo para dejar sus comentarios. Haga clic en un elemento, deje un comentario y Atarim creará automáticamente una tarea asignada al miembro del equipo que corresponda.
Esto elimina los comentarios vagos que acaban con la productividad. En lugar de "la sección azul necesita mejoras", obtendrás "oscurece el fondo de la sección de testimonios" con la ubicación exacta marcada.
Atarim también incluye funciones básicas de gestión de proyectos, como tablones de tareas, seguimiento del tiempo y portales de clientes. No tiene tantas funciones como las herramientas dedicadas a la gestión de proyectos, pero la colaboración visual la hace valiosa para las agencias centradas exclusivamente en proyectos web.
Basecamp prioriza la sencillez y la comunicación con el cliente por encima de las funciones avanzadas de gestión de proyectos.
Cada proyecto tiene su propio espacio con distintas herramientas, como un tablón de mensajes, chat en tiempo real, listas de tareas, calendario y documentos. Todo está en el mismo sitio, para que no te pierdas en la complejidad de las funciones.
Verás la actividad reciente del proyecto. Así todo el mundo estará al día.
La experiencia del cliente es el punto fuerte de Basecamp. Los clientes reciben un único inicio de sesión que les da acceso a todos sus proyectos, mensajes, archivos y horarios. Sin embargo, también puedes limitar lo que ven si lo necesitas.
Trello sigue siendo el mejor punto de entrada para los autónomos de WordPress que necesitan algo sencillo que funcione de inmediato.
El sistema de tablero Kanban (tarjetas que se desplazan por columnas) coincide con la forma en que la mayoría de la gente piensa de forma natural en el progreso de un proyecto. Pueden ver cómo su proyecto avanza por etapas sin necesidad de formación ni explicaciones exhaustivas.
Las limitaciones de Trello se hacen evidentes con proyectos complejos o equipos grandes. No hay seguimiento nativo del tiempo, informes básicos y opciones de automatización limitadas.
Pero para los autónomos o los equipos pequeños que gestionan proyectos sencillos de WordPress, Trello les permite organizarse sin necesidad de aprender.
Notion es un LEGO digital para la gestión de proyectos: tú construyes exactamente el sistema que quieres.
Hemos visto a agencias crear completos paneles de control de proyectos en Notion que incluyen el informe del cliente, wireframes, archivos de diseño, notas de desarrollo, bases de datos de plugins, tableros de tareas y listas de control de lanzamiento, todo ello en páginas interconectadas. Todo enlaza con todo lo demás.
La flexibilidad es a la vez el punto fuerte y el punto débil de Notion. Puede crear un sistema de gestión de proyectos perfectamente adaptado a su flujo de trabajo de WordPress, pero requiere una importante inversión inicial para crear y mantener su configuración.
Notion funciona mejor en equipos con alguien a quien le guste crear sistemas y pueda dedicar tiempo a crear plantillas. Una vez creados, estos sistemas personalizados suelen superar a las herramientas genéricas de gestión de proyectos para flujos de trabajo específicos.
La curva de aprendizaje es pronunciada, pero la recompensa es un sistema de gestión de proyectos que funciona exactamente como usted piensa.
Tanto Trello como Asana ofrecen sólidos niveles gratuitos. Trello funciona bien para proyectos sencillos con seguimiento de tareas básicas. La versión gratuita de Asana gestiona flujos de trabajo más complejos y admite hasta 10 miembros del equipo.
Asana y Monday.com funcionan especialmente bien para los equipos de desarrolladores. El seguimiento de dependencias de Asana gestiona las complejas secuencias de tareas que requieren los proyectos de desarrollo. Las funciones de automatización de Monday.com reducen las actualizaciones de estado manuales que los desarrolladores suelen olvidar. Ambas se integran bien con GitHub y otras herramientas de desarrollo que los equipos técnicos ya utilizan.
Depende del cliente y de la herramienta. Herramientas como Basecamp y Atarim están diseñadas para la colaboración con el cliente y ofrecen interfaces limpias y sencillas. Sin embargo, algunos clientes prefieren las actualizaciones por correo electrónico o pueden encontrar abrumador cualquier sistema nuevo. Considera la posibilidad de ofrecerlo como opción y ten un plan de comunicación de reserva.
Invierte entre 4 y 6 horas en crear tu primera plantilla de proyecto sólida para WordPress. Esto incluye mapear tu flujo de trabajo típico, crear dependencias de tareas, configurar reglas de automatización y probar con un proyecto real. La inversión de tiempo se amortiza después de 2-3 proyectos cuando dejas de olvidar pasos y los clientes empiezan a recibir experiencias más consistentes.
Por supuesto. Muchas agencias utilizan herramientas de gestión de proyectos para los flujos de trabajo de mantenimiento: actualizaciones mensuales de seguridad, actualizaciones de contenido, gestión de plugins y comprobaciones con los clientes. Crea plantillas de tareas recurrentes para el mantenimiento rutinario y utiliza las mismas funciones de comunicación con el cliente para el trabajo en curso. Esto garantiza que el mantenimiento no se olvide o sea incoherente.
Los proyectos de WordPress que triunfan no son necesariamente los más complejos técnicamente, sino los más organizados.
Las herramientas de gestión de proyectos sustituyen el caos por la claridad. Convierten la comunicación dispersa en acción centrada. Proporcionan a tu equipo decisiones documentadas y pasos claros.
Tanto si eliges el seguimiento de dependencias de Asana, la simplicidad visual de Trello o la personalización infinita de Notion, la herramienta importa menos que el compromiso con la gestión organizada de proyectos. Elige una, crea tu flujo de trabajo y cíñete a ella.
La gestión profesional de proyectos da lugar a mejores sitios web, clientes más satisfechos y proyectos más rentables.
Hablando de flujos de trabajo profesionales, la gestión de proyectos de WordPress debería incluir migraciones y copias de seguridad organizadas del sitio. Cuando esté listo para añadir migraciones de arrastrar y soltar, restauraciones con un solo clic o almacenamiento en la nube a su sitio, eche un vistazo a lo que Duplicator Pro puede hacer.
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