[I backup in cloud sono appena diventati più semplici: Duplicator Cloud elimina l'archiviazione di terze parti
Joella Dunn
Joella Dunn
John Turner
John Turner
Ho visto migliaia di migrazioni di siti andare a rotoli a causa di una sola cosa: uno scarso coordinamento del progetto.
Le migrazioni di siti e altri progetti WordPress di solito soffrono dello stesso problema di fondo: comunicazione frammentaria e passi mancanti.
Una migrazione può coinvolgere sviluppatori, designer, clienti, provider di hosting e talvolta servizi di terze parti. Senza un chiaro coordinamento, i passaggi critici vengono saltati.
Abbiamo lavorato con agenzie che gestiscono centinaia di siti di clienti. Quelle di successo hanno tutte qualcosa in comune: tengono tutto in un sistema organizzato.
Gli strumenti di gestione dei progetti web sono le vostre polizze assicurative per i progetti complessi. In questo post ho passato in rassegna le migliori opzioni per voi!
Ecco i punti salienti:
Considerate uno strumento di gestione dei progetti web come il controllo della missione per i vostri progetti WordPress.
Invece di destreggiarsi tra e-mail, messaggi Slack, Google Drive condivisi e appunti sul monitor, tutto vive in un unico hub centrale. Le attività, i file, i feedback dei clienti, le scadenze e le conversazioni del team si trovano tutti nello stesso spazio.
Si tratta di essere organizzati e di creare un'unica fonte di verità.
Quando un cliente chiede: "Qual è lo stato di avanzamento della riprogettazione della homepage?", non dovete scavare tra le e-mail di tre settimane fa. Quando il vostro sviluppatore ha bisogno degli ultimi file del logo, non deve interrompere la vostra telefonata di progettazione.
Quando si pianifica la migrazione di un sito, ogni stakeholder può vedere esattamente quali fasi sono state completate e quali sono ancora in sospeso.
Un buon strumento di gestione dei progetti sostituisce il caotico mix di canali di comunicazione che fa deragliare i progetti. Diventa l'unico luogo in cui l'intero team (e i clienti) possono ottenere informazioni accurate e aggiornate su qualsiasi progetto.
In base alla nostra esperienza di supporto a migliaia di professionisti di WordPress, tre problemi uccidono più progetti di quanto non facciano i problemi tecnici. Un buon strumento di gestione dei progetti li risolve.
Chi è responsabile dell'aggiornamento dell'informativa sulla privacy? Qualcuno ha testato i moduli di contatto su mobile? Il sito di staging è pronto per la revisione da parte del cliente?
Senza una chiara proprietà dei compiti e una tracciabilità dello stato di avanzamento, il lavoro critico viene perso.
Abbiamo visto ritardare il lancio di interi siti perché tutti pensavano che qualcun altro si occupasse del certificato SSL. Uno strumento di gestione dei progetti rende impossibile che i compiti cadano nel vuoto tra i membri del team.
L'e-mail è il luogo in cui il buon feedback va a morire.
Un cliente invia delle modifiche al progetto via e-mail. Voi la inoltrate al vostro designer. Il designer fa domande di chiarimento su Slack. Voi fate uno screenshot della conversazione su Slack e lo inviate via e-mail al cliente.
Tre settimane dopo, nessuno ricorda quale versione del logo sia stata effettivamente approvata dal cliente.
Gli strumenti di gestione del progetto mantengono il feedback del cliente legato a un compito o a un prodotto specifico. Quando il cliente commenta direttamente l'attività di progettazione della testata, non c'è confusione sul contesto.
Ogni progetto WordPress segue più o meno lo stesso schema: scoperta, progettazione, sviluppo, test e lancio. Tuttavia, ogni volta potreste ripartire da zero, cercando di ricordare tutti i passaggi che hanno portato al successo il vostro ultimo progetto.
I modelli di progetto cambiano tutto. Una volta creato un flusso di lavoro principale per i progetti WordPress, è possibile duplicarlo per ogni nuovo cliente.
I nuovi membri del team possono vedere esattamente cosa deve accadere e quando. I clienti ottengono esperienze coerenti e professionali. Non ci si dimentica più di fare il backup dei database prima di modifiche importanti.
Abbiamo testato decine di strumenti di gestione dei progetti per i nostri stessi progetti e attraverso il feedback delle agenzie con cui lavoriamo. Questi strumenti offrono costantemente risultati positivi per i professionisti di WordPress.
Asana eccelle quando i progetti WordPress hanno dipendenze complesse, come la maggior parte di essi.
La vista Timeline può risparmiare innumerevoli grattacapi durante le migrazioni del sito. Si può notare immediatamente che la "Migrazione del database" deve essere completata prima che possa iniziare l'"Aggiornamento DNS" e che l'"Aggiornamento DNS" deve terminare prima che possa iniziare l'"Installazione del certificato SSL".
Quando un'attività è in ritardo, Asana regola automaticamente tutte le attività dipendenti. Questo monitoraggio delle dipendenze è fondamentale per i progetti WordPress in cui la sequenza è importante.
Non è possibile testare i moduli di contatto prima che lo sviluppatore installi il plugin. Non si può lanciare il sito prima che il cliente approvi il design finale. Asana rende queste relazioni visive e automatiche.
Il livello gratuito gestisce fino a 10 membri del team, rendendolo accessibile anche alle piccole agenzie. L'interfaccia richiede un po' di apprendimento, ma una volta che il team si è adattato, l'approccio strutturato evita la confusione che fa deragliare i progetti.
Monday.com si definisce un "sistema operativo per il lavoro" e la descrizione calza a pennello. È stato creato per le agenzie che gestiscono più progetti contemporaneamente.
La vista del cruscotto è il punto di forza di Monday.com. È possibile vedere a colpo d'occhio ogni progetto attivo, il suo stato attuale, le scadenze imminenti e il carico di lavoro del team. Non dovrete preoccuparvi se un membro del team è oberato da tre lanci di siti questa settimana mentre un altro rimane inattivo.
Le opzioni di personalizzazione sono ampie. È possibile creare automazioni come "Quando lo stato dell'attività cambia in 'Revisione del cliente', inviare una notifica al cliente e spostare la data di scadenza di 3 giorni". Queste automazioni hanno eliminato il lavoro di follow-up manuale per le agenzie che conosciamo.
Atarim è costruita appositamente per il lavoro di squadra, e si vede.
Con Atarim, i clienti possono cliccare direttamente su un sito di allestimento dal vivo per lasciare un feedback. Cliccando su un elemento, lasciando un commento, Atarim crea automaticamente un compito assegnato al membro del team appropriato.
In questo modo si eliminano i feedback vaghi che uccidono la produttività. Invece di "la sezione blu ha bisogno di lavoro", si ottiene "rendi più scuro lo sfondo della sezione delle testimonianze" con l'indicazione della posizione esatta.
Atarim include anche funzioni di base per la gestione dei progetti, come le schede delle attività, il monitoraggio dei tempi e i portali dei clienti. Non è ricco di funzioni come gli strumenti di PM dedicati, ma la collaborazione visiva lo rende prezioso per le agenzie che si concentrano esclusivamente su progetti di siti web.
Basecamp privilegia la semplicità e la comunicazione con i clienti rispetto alle funzioni avanzate di gestione dei progetti.
Ogni progetto ha un proprio spazio con strumenti diversi, tra cui una bacheca, una chat in tempo reale, elenchi di attività, calendario e documenti. È tutto in un unico posto, così non vi perderete nella complessità delle funzioni.
Vedrete le attività recenti del progetto. In questo modo tutti saranno sulla stessa pagina.
L'esperienza del cliente è il punto di forza di Basecamp. I clienti ricevono un unico login che consente loro di accedere a tutti i progetti, i messaggi, i file e gli orari. Tuttavia, se necessario, è possibile limitare ciò che vedono.
Trello rimane il miglior punto di ingresso per i freelance WordPress che hanno bisogno di qualcosa di semplice che funzioni immediatamente.
Il sistema della lavagna Kanban (schede che si muovono attraverso le colonne) corrisponde al modo in cui la maggior parte delle persone pensa naturalmente all'avanzamento del progetto. Possono vedere il loro progetto muoversi attraverso le fasi senza bisogno di formazione o di spiegazioni approfondite.
I limiti di Trello diventano evidenti con progetti complessi o team più numerosi. Non c'è un tracciamento nativo del tempo, una reportistica di base e opzioni di automazione limitate.
Ma per i freelance solitari o i piccoli team che gestiscono progetti WordPress semplici, Trello consente di organizzarsi senza la curva di apprendimento.
Notion è un LEGO digitale per la gestione dei progetti: si costruisce esattamente il sistema che si desidera.
Abbiamo visto agenzie creare cruscotti di progetto completi in Notion che includono il brief del cliente, i wireframe, i file di progettazione, le note di sviluppo, i database dei plugin, le schede delle attività e le liste di controllo del lancio, il tutto su pagine interconnesse. Tutto è collegato a tutto il resto.
La flessibilità è il punto di forza e di debolezza di Notion. È possibile creare un sistema di gestione dei progetti perfettamente adattato al flusso di lavoro di WordPress, ma richiede un investimento iniziale significativo per costruire e mantenere la configurazione.
Notion funziona meglio per i team con persone che amano costruire sistemi e possono dedicare tempo alla creazione di modelli. Una volta costruiti, questi sistemi personalizzati spesso superano gli strumenti generici di gestione dei progetti per flussi di lavoro specifici.
La curva di apprendimento è ripida, ma il risultato è un sistema di gestione dei progetti che funziona esattamente come pensate.
Trello e Asana offrono entrambi solidi livelli gratuiti. Trello funziona bene per progetti semplici con un tracciamento delle attività di base. La versione gratuita di Asana gestisce flussi di lavoro più complessi e supporta fino a 10 membri del team.
Asana e Monday.com funzionano particolarmente bene per i team di sviluppatori. Il monitoraggio delle dipendenze di Asana gestisce le complesse sequenze di attività che i progetti di sviluppo richiedono. Le funzioni di automazione di Monday.com riducono gli aggiornamenti di stato manuali che gli sviluppatori spesso dimenticano. Entrambi si integrano bene con GitHub e con altri strumenti di sviluppo già utilizzati dai team tecnici.
Dipende dal cliente e dallo strumento. Strumenti come Basecamp e Atarim sono progettati per la collaborazione con i clienti e offrono interfacce semplici e pulite. Tuttavia, alcuni clienti preferiscono gli aggiornamenti via e-mail o potrebbero trovare eccessivo un nuovo sistema. Considerate di offrirlo come opzione e di avere un piano di comunicazione di riserva.
Prevedete di investire 4-6 ore per creare il vostro primo solido modello di progetto WordPress. Questo include la mappatura del vostro flusso di lavoro tipico, la creazione di dipendenze, l'impostazione di regole di automazione e il test con un progetto reale. L'investimento di tempo si ripaga dopo 2-3 progetti, quando si smette di dimenticare i passaggi e i clienti iniziano a ricevere esperienze più coerenti.
Assolutamente sì. Molte agenzie utilizzano strumenti di gestione dei progetti per i flussi di lavoro di manutenzione: aggiornamenti mensili della sicurezza, aggiornamenti dei contenuti, gestione dei plugin e check-in dei clienti. Create modelli di attività ricorrenti per la manutenzione ordinaria e utilizzate le stesse funzioni di comunicazione con i clienti per il lavoro in corso. In questo modo si evita che la manutenzione venga dimenticata o che sia incoerente.
I progetti WordPress che hanno successo non sono necessariamente i più complessi dal punto di vista tecnico, ma quelli più organizzati.
Gli strumenti di gestione dei progetti sostituiscono il caos con la chiarezza. Trasformano la comunicazione dispersiva in azione mirata. Forniscono al team decisioni documentate e chiari passi successivi.
Che si scelga il tracciamento delle dipendenze di Asana, la semplicità visiva di Trello o l'infinita personalizzazione di Notion, lo strumento conta meno dell'impegno nella gestione organizzata dei progetti. Sceglietene uno, costruite il vostro flusso di lavoro e seguitelo.
Una gestione professionale dei progetti porta a siti web migliori, clienti più felici e progetti più redditizi.
A proposito di flussi di lavoro professionali, la gestione del progetto WordPress dovrebbe includere migrazioni e backup organizzati del sito. Quando siete pronti ad aggiungere al vostro sito le migrazioni con trascinamento, i ripristini con un solo clic o l'archiviazione nel cloud, date un'occhiata a ciò che Duplicator Pro può fare.
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